Phòng Tổ chức - Hành chính

Ngày đăng: 08:08 03/01/2024 Lượt xem: 2.284

Cỡ chữ

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

1. Chức năng:
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các công tác: chiến lược tổ chức, nhân sự; tổ chức bộ máy; tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng viên chức và người lao động; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luận chuyển; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách; bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự; quốc phòng, an ninh, quân sự địa phương theo quy định của pháp luật và quy chế của Nhà trường.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác: Kế hoạch - Tổng hợp; văn thư, lưu trữ; hành chính, văn phòng; vệ sinh, phòng dịch; quản lý, chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh ban đầu cho viên chức, người lao động của Nhà trường theo quy định;
- Làm đầu mối tham mưu đảm bảo thông tin liên lạc giữa Lãnh đạo Nhà trường với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Công tác tổ chức cán bộ:
a) Công tác tổ chức:
- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể tổ chức trực thuộc, đảm bảo bộ máy của Trường phù hợp cơ chế hiện hành. Thực hiện công tác kiện toàn, sắp xếp tổ chức bộ máy trong Trường, thành lập các Hội đồng, Tổ tư vấn, các Ban, Tiểu ban hoạt động trong Trường;
- Chủ trì xây dựng và chỉnh sửa Quy chế tổ chức và hoạt động, quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc và chế độ phân công, phân cấp quản lý trong Trường; xây dựng mối quan hệ công tác, lề lối làm việc; đồng thời theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện chức năng nhiệm vụ, chế độ công tác và lề lối làm việc đã quy định;
- Xây dựng trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản quản lý nội bộ liên quan đến công tác tổ chức - cán bộ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của Trường.

b) Công tác cán bộ:
- Phối hợp với Tổ chức Đảng ủy xây dựng quy hoạch đội ngũ cán bộ nhằm phục vụ công việc trung hạn và dài hạn cho chiến lược phát triển của Trường;
- Xây dựng quy hoạch kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng viên chức và người lao động; thực hiện các thủ tục cử người đi đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị, quốc phòng an ninh, dự các lớp tập huấn;
- Nghiên cứu sắp xếp, bố trí, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác của viên chức và người lao động theo yêu cầu công tác của Trường;
- Xây dựng kế hoạch chỉ tiêu biên chế, xác định vị trí việc làm, cơ cấu viên chức, tinh giản biên chế;
- Đề xuất với Hiệu trưởng phương án tuyển dụng viên chức và người lao động cho các đơn vị trong Trường; thực hiện qui trình tuyển dụng viên chức theo qui định; lập các hợp đồng khoán việc, hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động ngắn và dài hạn phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và các công tác khác của Trường. Quản lý và tổ chức thực hiện công tác xét hết hạn tập sự, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp và chuyển xếp lương theo chức danh nghề nghiệp, bậc cho viên chức;
- Theo dõi chấm công, kiểm tra định mức lao động; phối hợp cùng các bộ phận liên quan theo dõi và tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động trong Trường;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức đánh giá, xếp loại viên chức, lao động hàng năm; xây dựng kế hoạch và tổ chức đánh giá, xếp loại nhà giáo theo qui định;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thi tuyển, xét tuyển viên chức; xây dựng kế hoạch và tổ chức thi tuyển, xét tuyển nâng chức danh nghề nghiệp viên chức theo phân cấp; xét chuyển chức danh nghề nghiệp đối với viên chức theo qui định;
- Xây dựng kế hoạch bổ nhiệm, bổ nhiệm lại; thực hiện qui trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại theo qui định;
- Quản lý hồ sơ, lý lịch viên chức và người lao động theo qui định. Chuẩn bị hồ sơ nhân sự để Hiệu trưởng ra quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ quản lý theo thẩm quyền; chuẩn bị hồ sơ nhân sự báo cáo Bộ Y tế đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ quản lý thuộc thẩm quyền của Bộ Y tế.
-Tổng hợp, thống kê, báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất công tác tổ chức, cán bộ theo quy định.

c) Công tác chế độ, chính sách:
- Thực hiện theo các qui định của Nhà nước về chế độ, chính sách đối với viên chức và người lao động;
- Theo dõi và tổ chức xét duyệt lương, phụ cấp, nâng bậc lương cho viên chức và người lao động theo các qui định của Nhà nước để trình Hội đồng lương của trường xem xét và báo cáo Hiệu trưởng ra Quyết định;
- Xét, cấp giấy nghỉ phép năm; nghỉ không hưởng lương; làm các thủ tục giải quyết chế độ nghỉ hưu và các chế độ về bảo hiểm xã hội cho viên chức và người lao động; làm các thủ tục thôi việc cho viên chức và người lao động theo chế độ, chính sách;
- Giải quyết chế độ độc hại và các chế độ chính sách khác cho viên chức và người lao động theo qui định.
d) Công tác cải cách hành chính:
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng quyết định các chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các đơn vị trong Trường; đề xuất và triển khai thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính;
- Xây dựng kế hoạch, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.
đ) Công tác an toàn vệ, sinh lao động; vệ sinh môi trường; phòng chống lụt bão; phòng chống cháy, nổ và cứu nạm cứu hộ:
- Nghiên cứu, đề xuất biện pháp và xây dựng qui chế an toàn và bảo hộ lao động trong toàn Trường;
- Tổ chức kiểm tra thường xuyên công tác an toàn lao động ở các đơn vị, xử lý kịp thời các vụ việc tai nạn lao động theo qui định về công tác quản lý lao động;
- Kết hợp cùng các bộ phận liên quan tổ chức kiểm tra, xem xét môi trường làm việc của viên chức và người lao động. Phối hợp cùng Y tế cơ quan tổ chức cho viên chức và người lao động khám kiểm tra sức khoẻ định kỳ theo qui định.
- Phối hợp với phòng Công tác Học sinh sinh viên, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, bộ phận y tế nhà trường đảm bảo công tác vệ sinh môi trường trong các khu vực học tập, nơi làm việc, đường, sân, vườn thuộc Trường quản lý; qui hoạch và thực hiện công tác trồng và chăm sóc, cắt tỉa cây xanh, hoa, cây cảnh, đảm bảo cảnh quan xanh, sạch, đẹp;
- Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức và triển khai công tác phòng chống bão, lụt và phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn cứu hộ của Trường;
- Thường trực công tác an toàn, bảo hộ lao động, có nhiệm vụ xây dựng qui chế an toàn cháy, nổ, an toàn điện, an toàn hóa chất. Định kỳ chịu trách nhiệm làm thủ tục kiểm định, tổ chức huấn luyện nghiệp vụ, lập và gửi báo cáo công tác an toàn theo qui định;
- Nghiên cứu xây dựng các phương án phòng cháy, chữa cháy. Tổ chức lực lượng thường trực và mạng lưới phòng cháy, chữa cháy ở các phòng, bộ môn, trung tâm và triển khai huấn luyện lực lượng phòng cháy, chữa cháy trong Trường;
- Phối hợp với phòng Quản trị - Trang thiết bị chuẩn bị đầy đủ và quản lý tốt các dụng cụ phòng cháy, chữa cháy.
e) Công tác Thi đua - Khen thưởng:
- Là đầu mối triển khai các văn bản, hướng dẫn về công tác thi đua, khen thưởng. Tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân có thành tích làm hồ sơ thủ tục về thi đua, khen thưởng theo định kỳ và đột xuất;
- Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong Trường triển khai thực hiện công tác Thi đua - Khen thưởng;
- Lập kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thủ tục để báo cáo Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường trong các phiên họp xét Thi đua - Khen thưởng;
- Lập báo cáo gửi Bộ Y tế và cơ quan thi đua cấp trên theo kết luận và yêu cầu của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng nhà trường;
- Đề xuất các hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng nhà trường;
- Lập và quản lý hồ sơ Thi đua - Khen thưởng của Trường.
g) Công tác pháp chế và thanh tra:
- Giúp Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của Trường;
- Phối hợp với đơn vị liên quan trong trường kiểm tra việc thực hiện pháp luật, nội qui, qui chế và kiến nghị những biện pháp xử lý vi phạm;
- Giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản qui phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi xin ý kiến theo nhiệm vụ chức năng; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung văn bản qui phạm pháp luật;
- Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với văn bản do các đơn vị của Trường soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành;
- Phối hợp tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nội qui, qui chế của Trường cho viên chức, người lao động và học sinh sinh viên;
- Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu nại, tố cáo, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường báo cáo Hiệu trưởng;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan và Ban Thanh tra Nhân dân để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng.
h) Công tác bảo vệ chính trị nội bộ, nghĩa vụ quân sự:
- Thường trực công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Trường; kết hợp cùng Ban Thanh tra Nhân dân nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết đơn, thư khiếu nại, tố cáo; phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc triển khai các công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ bí mật trong Trường;
- Phối hợp tổ chức công tác thẩm tra, xác minh lý lịch, lịch sử chính trị của viên chức và người lao động phục vụ cho công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ Đảng và các công tác thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ;
- Phối hợp với phòng Quản lý Đào tạo - Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế đảm bảo an toàn, đúng qui định của Nhà nước trong đón tiếp khách quốc tế;
- Theo dõi quản lý quân nhân dự bị và thực hiện nghĩa vụ quân sự;
2.2. Công tác hành chính tổng hợp
a) Công tác hành chính - văn thư, lưu trữ:
- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, điện báo, fax từ các nơi gửi về Trường, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các bộ phận chức năng liên quan để xử lý, giải quyết;
- Chuyển công văn, tài liệu, thư tín của các đơn vị trong Trường cho các nơi ngoài Trường (và ngược lại), thư tín điện tử, đăng ký điện thoại đường dài đến các địa phương trong nước và nước ngoài theo yêu cầu của lãnh đạo Trường;
- Xây dựng kế hoạch mua báo chí hàng quý trình Hiệu trưởng phê duyệt; đặt mua, tiếp nhận và phân phối báo chí đến các đơn vị trong Trường;
- Quản lý và sử dụng con dấu của Trường theo đúng qui định của pháp luật và của Hiệu trưởng;
- Sao y bản chính các văn bản, văn bằng chứng chỉ do Trường ban hành trong phạm vi được ủy quyền theo quy định.
-Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng qui định của công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác in ấn sách, tài liệu các ấn phẩm khác phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường;
- Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức, người lao động được cử đi công tác ngoài Trường.
b) Công tác kế hoạch, tổng hợp:
- Là đầu mối và phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và chiến lược dài hạn của Trường;
- Giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc theo dõi, giám sát và đánh giá việc triển khai kế hoạch hoạt động chung của các đơn vị và toàn Trường;
- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc thẩm định, phê duyệt, kế hoạch, các chương trình, hoạt động nằm trong khuôn khổ kế hoạch hoạt động chung của Trường theo phân công;
- Tổng hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu, chương trình, kế hoạch của các đơn vị trong toàn Trường; đề xuất các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của Trường; đồng thời giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc và điều hành việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó;
- Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong Trường, giúp Hiệu trưởng trong Hội nghị giao ban hàng tuần, tháng, quý, năm;
- Xây dựng Kế hoạch công tác năm, lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.
c) Công tác lễ tân, khánh tiết, phục vụ:
- Quản lý cơ sở vật chất, được phép mua sắm một số văn phòng phẩm, tạp phẩm, vật tư, trang thiết bị làm việc và đảm bảo yêu cầu vật chất phục vụ mọi hoạt động, công tác của Chủ tịch Hội đồng trường, Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị khác để bảo đảm các yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, các hội nghị, hội thảo, sơ kết, tổng kết, tập huấn, tiếp khách của Trường;
- Chuẩn bị, in ấn các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của Trường;
- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác; sắp xếp, hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. Phối hợp với phòng Quản lý Đào tạo - Khoa học Công nghệ và Hợp tác quốc tế thực hiện kế hoạch lễ tân đối với khách nước ngoài đến làm việc tại Trường;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết;
- Phối hợp thực hiện các công việc hiếu, hỉ; tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng với các cơ quan ngoài Trường, các cơ quan cấp trên theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều hành phương tiện giao thông vận tải. Tổ chức xe đưa đón cán bộ thuộc diện phải phục vụ; đảm bảo phương tiện cho các chuyến công tác ngoài trường của lãnh đạo Trường và các đoàn công tác theo qui định;
- Thực hiện các công việc phục vụ giảng đường, phục vụ các công tác cho việc giảng dạy lý thuyết tại khu vực giảng đường…
d) Công tác bảo vệ an ninh, trật tự:

- Chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các biện pháp bảo vệ an ninh, an toàn trong toàn Trường;
- Nghiên cứu xây dựng các nội qui, qui chế về công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh, trật tự trong Trường; thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội qui, qui chế đã ban hành;
- Tổ chức việc thường trực tại các cổng ra, vào Trường; tuần tra canh gác, kiểm soát công tác an ninh trật tự trong Trường; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho viên chức, người lao động, học sinh sinh viên và khách đến làm việc với Trường;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công việc triển khai công tác đảm bảo trật tự, an ninh và nếp sống lành mạnh trong khu nội trú của học sinh sinh viên, trong toàn Trường, cũng như trong địa bàn khu vực;
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức việc bảo vệ an toàn các phương tiện đi lại cho viên chức, người lao động, sinh viên trong Trường và khách đến công tác tại Trường;
- Chủ trì giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ, đến tính mạng, sức khỏe và tài sản của cá nhân, tập thể trong phạm vi Trường quản lý;
- Chịu trách nhiệm tuần tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và chủ động phối hợp với Chính quyền địa phương, với các đơn vị có liên quan trong việc đảm bảo an toàn tài sản công, ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm;
- Phối hợp với Công an địa phương và các đơn vị liên quan trong và ngoài Trường làm tốt công tác điều tra, xử lý kịp thời các vụ việc liên quan đến an ninh chính trị, trật tự trị an trong Trường.

- Phòng có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu trực tiếp giao.

III. THÀNH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC
1. Danh hiệu tập thể:
- Trong các năm, từ năm 2016 đến năm 2023, tập thể phòng Tổ chức - Hành chính đã 05 lần được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng thưởng Bằng khen vì: "Đã có thành tích xuất sắc trong công tác Văn phòng, công tác Tổ chức cán bộ, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ công tác chuyên môn Y tế "; 02 lần được Chủ tịch UBND tỉnh Hải Dương tặng Bằng khen vì thành tích hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ vào các năm học 2017 - 2018 và năm học 2020 - 2021.
- Tập thể phòng Tổ chức - Hành chính có nhiều năm đạt danh hiệu “Tập thể lao động tiên tiến”, “Tập thể lao động xuất sắc” và danh hiệu “Tổ công đoàn xuất sắc”, trong các năm học 2019 - 2020, 2020 - 2021, 2021 - 2022, 2022 - 2023, phòng Tổ chức - Hành chính đều được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng Danh hiệu đạt "Tập thể lao động xuất sắc".
2. Danh hiệu cá nhân:
- Đồng chí Bùi Xuân Khoa, Phó Hiệu trưởng kiêm trưởng phòng Tổ chức - Hành chính được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng Bằng khen các năm học: 2014 - 2015, 2015 - 2016, 2018 - 2019; 2021 - 2022; được Chủ tịch UBND tỉnh Hải Dương tặng Bằng khen các năm học 2017 - 2018, 2020 - 2021; được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam tặng Bằng khen năm 2020 và được Công đoàn Y tế Việt Nam tặng Bằng khen các năm: 2013, 2017, 2019, 2020, 2021, 2022, 2023.
- Đồng chí Nguyễn Hải Trung, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng Bằng khen năm 2012; được Công đoàn Y tế Việt Nam tặng Bằng khen năm 2016, 2021.
- Đồng chí Bùi Thị Phú, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng Bằng khen năm học 2016 - 2017; Chủ tịch UBND tỉnh Hải Dương tặng Bằng khen năm học 2022 - 2023; Công đoàn Y tế Việt Nam tặng Bằng khen năm học 2022- 2023.
- Đồng chí Phạm Văn Thạnh được Bộ trưởng Bộ Y tế tặng Bằng khen năm học 2017 - 2018.
- Đồng chí Trần Thị Hải Duyên được Chủ tịch UBND tỉnh Hải Dương tặng Bằng khen năm 2021, Bộ trưởng Bộ Y tế tặng Bằng khen năm 2022, Công đoàn Y tế Việt Nam tặng Bằng khen năm 2023.

II. VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐƯƠNG NHIỆM PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

1.	ThS. Bùi Xuân Khoa	Phó Hiệu trưởng, kiêm trưởng phòng
2.	TS. Nguyễn Hải Trung	Phó Trưởng phòng
3.	CN. Bùi Thị Phú	Phó Trưởng phòng
4.	ThS. Trần Thị Hải Duyên	Giảng viên GDNN
5.	ThS. Trịnh Thị Bích Thảo	Nhân viên
6	CN. Nguyễn Thị Trang Nhung	Nhân viên
7.	CN. Nguyễn Thị Khánh Vân	Nhân viên
8.	Ông Phạm Văn Thạnh	Nhân viên
9.	Ông Phạm Văn Công	Nhân viên
10.	Ông Bùi Quý Toàn	Nhân viên
11.	Bà Phạm Thị Oanh	Nhân viên